Come rimanere in contatto e socialmente distanti durante il ritorno in ufficio

Come rimanere in contatto e socialmente distanti durante il ritorno in ufficio
Due metri di distanza
. Shutterstock.com

Le aziende di tutto il mondo stanno discutendo su come e quando tornare in ufficio. La salute e la sicurezza hanno assunto un significato completamente nuovo nell'era del coronavirus. Per riportare le persone in sicurezza, le opzioni per la riprogettazione dell'ufficio sono sconcertanti. Come dovrebbero essere disposte le scrivanie per consentire il distanziamento sociale insieme ai vantaggi di trovarsi nella stessa stanza? E le persone hanno bisogno di tornare per cinque giorni alla settimana?

Molte aziende stanno cercando di avere alcuni dipendenti che lavorano da casa, a volte. Ma a meno che non ci sia un'attenta riflessione, le aziende corrono il rischio di rimanere bloccate nel mezzo, non ottenendo né i vantaggi dell'ufficio tradizionale né la sicurezza conferita dalla casa.

Considera, ad esempio, il 6 piedi ufficio. Questo concetto, sviluppato da una multinazionale del settore immobiliare commerciale, Cushman e Wakefield, mira a garantire che i dipendenti rimangano sempre a un metro di distanza. Si ottiene distanziando le scrivanie, creando una circolazione unidirezionale delle persone e includendo segni visivi nella moquette attorno a ciascuna scrivania in modo da spingere le persone a mantenere le distanze.

Questa idea corre il rischio di buttare via il bambino con l'acqua sporca. Come studiosa di architettura Kerstin Sailer ha notato, la sua combinazione di mobili distanziati, sollecitazioni e avvertimenti può anche stigmatizzare l'interazione sociale, spingendo tutte le comunicazioni online, anche in ufficio. Se è così, perché non lavorare da casa?

Le aziende devono incorporare una lezione essenziale dal blocco COVID-19: Zoom funziona sorprendentemente bene. Ma ci sono anche molti vantaggi nell'interazione informale, qualcosa che una videochiamata prestabilita non può replicare. Alla luce di ciò, proponiamo un sistema ibrido del meglio di entrambi i mondi. Se si avvicinano meno persone per mantenere le distanze sociali, è meglio che tutte le squadre siano rappresentate. E la disposizione dell'ufficio deve facilitare le connessioni tra le persone piuttosto che tenerle separate.

Comunicazione pianificata o non pianificata

C'è un'importante distinzione tra comunicazione pianificata e non pianificata al lavoro. La comunicazione non pianificata in genere avviene tramite incontri fortuiti e, soprattutto, coinvolge conversazioni tra i team. Qui è necessaria la vicinanza.

Questo perché team diversi in genere non fanno parte della stessa linea di segnalazione, quindi la comunicazione dipende da impegni non pianificati come l'ascolto di conversazioni o incontri casuali nel corridoio. Questo può avere reali vantaggi per l'azienda. Come uno di noi ha documentato nel nostro libro recente, l'interazione sociale non pianificata tra le scrivanie vicine in una sala commerciale di Wall Street ha migliorato l'uso dei modelli finanziari.


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Nel caso della comunicazione pianificata, la tecnologia di teleconferenza ha reso la prossimità meno importante. Il motivo è che la comunicazione all'interno del team avviene in genere su base pianificata e di routine, quindi tutto ciò di cui ha bisogno è una piattaforma digitale.

Le videochiamate funzionano bene per la comunicazione pianificata. (come rimanere in contatto e socialmente distante mentre si torna in ufficio)Le videochiamate funzionano bene per la comunicazione pianificata. Shutterstock.com

Questo messaggio è emerso chiaramente da un panel event che abbiamo organizzato presso il Centro Rischi Sistemici della LSE. Charles Bristow, responsabile globale del trading dei tassi presso la banca di investimento JP Morgan, e uno dei membri del panel, ha spiegato che "un team di persone che commerciano insieme su un singolo prodotto riceve richieste in arrivo attraverso gli stessi canali" e "utilizza gli stessi strumenti". Per questo motivo, la comunicazione da remoto è incredibilmente facile e può anche essere più efficiente.

Quindi la vicinanza fisica è necessaria principalmente per la comunicazione non pianificata. Significa che il lavoro a distanza può continuare a un costo ridotto per la comunicazione pianificata. E potenzialmente significa che se le aziende vogliono riportare un numero limitato di persone in ufficio, dovrebbero concentrarsi sull'avere almeno un membro per ogni team. Ciò consentirà la comunicazione tra i team, che si basa sulla vicinanza fisica.

Tenere tutti coinvolti

Un altro elemento importante della progettazione dell'ufficio da tenere in considerazione è la misura in cui facilita il coinvolgimento dei dipendenti, indipendentemente dal fatto che le persone lasciano la scrivania per entrare in contatto faccia a faccia. Questo è importante per costruire migliori relazioni tra colleghi e cultura aziendale.

Per facilitare ciò, l'attenzione alla distanza sociale deve distinguere tra distanza e accessibilità. Mentre la distanza riduce la misura in cui le persone possono interagire e collaborare, la ricerca in architettura mostra che la facilità di accesso e l'agevolazione del movimento possono in parte compensare la distanza.

Come Sailer ha stabilito, in una casa in cui ogni stanza è accessibile a ogni altra stanza tramite una porta, il collegamento è molto più semplice che in una in cui è possibile accedere a una data stanza solo da quella attigua. Lo stesso grado di distanza tra le persone, in altre parole, può portare a livelli di coinvolgimento molto diversi.

Per ottenere questa connettività (pur mantenendo la distanza sociale), le aziende possono sfruttare il ritorno scaglionato dei dipendenti per rimuovere alcune scrivanie e creare un corridoio intorno alla periferia dei loro uffici open space, dando ai dipendenti la possibilità di accedervi facilmente. Incontri e conversazioni possono essere ulteriormente facilitati da angoli e angoli al di fuori di un tale corridoio, in modo che i dipendenti possano incontrarsi rapidamente senza bloccare la circolazione.

Il ritorno in ufficio dopo mesi di lavoro a distanza offre alle aziende la possibilità di rendere più efficaci le proprie configurazioni. Possono incorporare i vantaggi del lavoro a distanza, garantendo nel contempo che le persone possano interagire e scambiare idee in un modo più sicuro rispetto a se replicassero ciecamente i loro accordi di lavoro pre-COVID.The Conversation

Informazioni sugli autori

Daniel Beunza, Professore Associato di Management, Città, Università di Londra e Derin Kent, ricercatore post-dottorato in Management, Università Aalto

Questo articolo è ripubblicato da The Conversation sotto una licenza Creative Commons. Leggi il articolo originale.

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