Come impostare un programma può renderti meno produttivo

Come impostare un programma può renderti meno produttivo

Ticchettando i momenti che compongono una giornata noiosa ... NAN728 / Shutterstock.com

Può sembrare che non ci sia mai abbastanza tempo - non abbastanza per dormire e non abbastanza per giocare, non abbastanza per cucinare e non abbastanza per l'esercizio.

C'è un termine relativamente nuovo per descrivere questo sentimento: carestia, o la sensazione di avere troppo da fare senza abbastanza tempo per farlo.

Per strutturare il poco tempo che sentiamo di avere, una strategia che implementiamo è la pianificazione. In effetti, la dipendenza da strumenti organizzativi come i pianificatori quotidiani è in aumento. In due recenti sondaggi, 51 per cento degli intervistati ha dichiarato di utilizzare regolarmente la propria app per il calendario, mentre 63 per cento degli impiegati considerano i calendari "molto importanti".

L'idea è che la pianificazione ti renda più efficiente: quando assegni il tuo tempo, organizza la tua giornata in una serie di appuntamenti, riunioni e chiamate, mentre blocca il tempo libero per altre attività o attività.

Ma in una serie di otto studi, Gabriela Tonietto, Steve Nowlis e I ho scoperto che la pianificazione a volte può essere controproducente e in realtà ci rende meno produttivi.

Un appuntamento si avvicina e il tempo si riduce

Gran parte del lato negativo della pianificazione ha a che fare con l'anticipazione di una riunione o di un appuntamento. Quando sappiamo che una riunione o una telefonata programmata è imminente, può farci sentire di avere meno tempo per fare ciò che dobbiamo fare.


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In uno studio, abbiamo chiesto ai partecipanti di una conferenza accademica se sarebbero andati al discorso presidenziale avvenuto circa un'ora dopo. Alcuni dissero che lo avrebbero fatto e altri dissero che non lo avrebbero fatto. Coloro che hanno pianificato di frequentare l'indirizzo hanno riferito che l'ora che si avvicinava sembrava più breve.

In un altro studio, avevamo metà dei partecipanti che immaginava che un amico sarebbe arrivato tra un'ora, mentre l'altra metà avrebbe dovuto immaginare di non avere piani. Abbiamo chiesto a tutti i partecipanti quanti minuti si sentivano "soggettivamente" come se potessero passare la lettura durante la stessa ora.

Quelli a cui è stato detto di immaginare che un amico sarebbe arrivato hanno riferito che l'ora che portava alla visita aveva solo 40 minuti utilizzabili per la lettura. Quelli a cui è stato detto di immaginare di non avere piani si sono sentiti come se avessero avuto 49 minuti da leggere.

Quindi la presenza di un'attività imminente sembra essersi ridotta a quanto tempo le persone sentivano di dover fare qualcosa.

Perché questo potrebbe accadere?

Crediamo che quando ci sia un appuntamento incombente, indirizziamo la nostra attenzione su di esso, sia che si tratti di prepararlo mentalmente o semplicemente di temerlo. Questo rende l'appuntamento futuro più sensato; di conseguenza, l'intervallo di tempo che precede l'attività programmata sembra limitato e insufficiente.

Liberi di fare ... di meno?

Ma alla fine, hai ancora la stessa quantità di tempo che porta a un evento programmato.

Quindi sentirti come se avessi meno tempo non dovrebbe davvero avere importanza, giusto? Ma lo fa. Il sentimento da solo può influenzare ciò che le persone decidono di fare.

Sappiamo che quando qualcosa è scarso, la gente lo considera più prezioso e lo è meno disposto a separarsene.

Lo stesso è vero per il tempo. Se il tempo si sente limitato, le persone hanno meno probabilità di usarlo - anche quando è nel loro interesse.

Così dentro un altro studio, abbiamo dato ai partecipanti un calendario vuoto per il giorno successivo e abbiamo chiesto loro di riempirlo, nel modo più accurato possibile, con ciò che avevano programmato (inclusi i tempi di preparazione o di transizione). Questo ci ha permesso di calcolare correttamente quanto tempo libero avevano tra ogni evento pianificato.

Abbiamo quindi dato ai partecipanti l'opportunità di partecipare a un secondo studio. Ognuno ha fatto una scelta tra partecipare a uno studio online 30 minuto che li avrebbe guadagnati $ 2.50, o registrarsi per uno studio online 45 minuto per ricevere $ 5.00. Ciascuno avrebbe avuto luogo durante una finestra lunga un'ora.

Da parte nostra, abbiamo scelto strategicamente la finestra di un'ora per i partecipanti. Abbiamo detto a metà di loro che lo studio avrebbe avuto luogo entro un'ora dall'evento che avevano programmato. L'altra metà avrebbe preso lo studio durante un periodo di tempo che si è concluso con un cuscino di mezz'ora prima del loro evento programmato.

Abbiamo scoperto che i partecipanti al primo gruppo erano molto meno propensi a scegliere lo studio più lungo ma più redditizio - nonostante avessero più di tempo sufficiente per completare lo studio.

In ancora un altro studio, ci siamo chiesti se il semplice promemoria di un evento imminente potesse avere un effetto simile.

Prima di iniziare uno studio non correlato, abbiamo detto a metà dei partecipanti che avrebbero avuto circa cinque minuti per fare quello che volevano. Abbiamo detto all'altra metà che avevano circa cinque minuti prima di "iniziare".

Per quelli di quest'ultimo gruppo, la semplice menzione di "iniziare qualcosa" era sufficiente per cambiare il loro comportamento. Abbiamo scoperto che erano impegnati in un numero significativamente inferiore di attività, che si trattasse di rispondere alle e-mail o di controllare i social media, in questo breve periodo di cinque minuti.

Sei meno affamato di quanto pensi

Alcuni potrebbero pensare che la carestia del tempo sorga perché hanno troppo da fare e non abbastanza tempo per farlo.

Anche se a volte questo può essere il caso, i nostri risultati suggeriscono che la colpa sta anche nella nostra percezione di ciò che sentiamo possa essere fatto nel tempo che abbiamo. In altre parole, è importante rendersi conto che potremmo contribuire alla nostra carestia temporale.

Se ti piace pianificare e pianificare le tue giornate, un trucco potrebbe essere quello di pianificare eventi o attività di back-to-back, il che ti lascia blocchi di tempo non programmato. Diverse ore ininterrotte di tempo non programmato si sentiranno più a lungo, soprattutto se non c'è nulla di programmato incombente.

Può essere efficace ricordare a te stesso che il tempo non è così breve come sembra. Anche se non pensi di avere abbastanza tempo per completare qualcosa, puoi comunque iniziare un'attività e completarla in un secondo momento.

The ConversationCome Aristotele una volta detto, "Chi ben comincia è a metà dell'opera."

Circa l'autore

Selin Malkoc, professore associato di marketing, The Ohio State University

Questo articolo è stato pubblicato in origine The Conversation. Leggi il articolo originale.

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