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Molti di noi sono dipendenti dalla posta elettronica. Alcuni stime dicono trascorriamo quasi cinque ore e mezza ogni giorno della settimana a controllarlo.

Nonostante l'esplosione dei social media negli ultimi anni, la posta elettronica non è in declino. Stima dei sondaggi che il numero di email inviate ogni giorno sarà cresciuto fino a 246 miliardi in 2019 (da 205 miliardi in 2015). E ci sono prove quell'e-mail è tanto riservata ai giovani quanto quelli che erano lì quando è stata inventata per la prima volta.

Potresti pensare che stiamo tutti lavorando più a lungo e più duramente. C'è del vero in questo. Ma l'aumento dell'uso della posta elettronica può anche essere spiegato dai nostri tentativi di gestire il sovraccarico della posta in arrivo, insieme a quello più generale aumento della dipendenza digitale. L'e-mail non è più riservata ai nostri computer desktop e portatili e molti di noi ora accedono ai nostri smartphone e tablet, spesso nella comodità dei nostri letti.

Tendiamo a rispondere rapidamente alle e-mail, il che suggerisce che siamo costantemente controllandoli e cercando di svuotare il secchio, anche se si riempie di nuovo. Per ottenere finalmente la padronanza delle nostre caselle di posta elettronica, dobbiamo affrontare le cause profonde e non solo i sintomi che si verificano frequentemente.

Ecco dieci modi per ottenere finalmente il controllo sulla tua casella di posta caotica.

1. Smetti di usare l'e-mail come servizio di chat sostitutivo

L'email non è progettata per le conversazioni a fuoco rapido. È necessario perdere tempo con conversazioni threaded e prolungate che ingombrano le caselle di posta. Utilizzare metodi alternativi e più adatti. E, idealmente, risolvere le cose faccia a faccia o telefono in primo luogo.

2. Fai attenzione ai messaggi ripetuti

Questo è noto come il problema di "Replica del messaggio". Arriva un messaggio di testo: "Sto solo controllando che tu abbia ricevuto la mia email". Il telefono squilla: "Ti ho appena inviato una email".

Molte persone non si fidano ancora delle decisioni concordate virtualmente. Molte decisioni tramite messaggistica ed e-mail non sono pienamente credute e finiamo con una gerarchia di replica dei messaggi. Testi per confermare i messaggi dei social media, e-mail per confermare testi, telefonate per confermare e-mail e riunioni faccia a faccia per confermare le telefonate.

Questa sovrapposizione richiede molto tempo e potenzialmente confonde. L'email non è un luogo ideale per prendere decisioni formali. La sala riunioni dove ci incontriamo come veri esseri umani è ancora il luogo più influente per molte persone.

3. Weed il tuo giardino e-mail

Una casella di posta ingombra è come un giardino invaso dalle erbacce. A lungo termine si paga per trascorrere un po 'di tempo regolare rimuovendo i messaggi ingombranti.

Un consiglio semplice ed efficace è quello di utilizzare la funzione di ricerca e cercare il termine "disiscriversi". Ciò genererà un numero sorprendentemente alto di newsletter di cui non ricordi nemmeno l'iscrizione.

Anche postGDPR, potresti trovare letteralmente centinaia di e-mail indesiderate. Passare attraverso ciascuno e annullare l'iscrizione. Sarà un caso di dolore a breve termine per guadagno a lungo termine.

4. Usa saggiamente la cartella spam

L'identificazione automatica delle e-mail di spam è migliorata negli ultimi anni. Ma continuano a insinuarsi nelle nostre caselle di posta. Questo è un altro modo semplice di diserbo delle email. Vale la pena dedicare il tempo a educare la tua cartella spam a diventare ancora migliore inserendo tali messaggi sospetti in essa. Cerca anche nella tua cartella spam per rimuovere tutte le e-mail legittime che sono state inserite lì inutilmente.

5. Chiedi a amici e colleghi di smettere di inviarti email

Non essere timido Forse essere pieno di tatto. Un'altra causa di sovraccarico della posta elettronica è posta indesiderata da quelli più vicini a voi. Siate pronti a chiedere gentilmente alle altre persone di smettere di inviarvi e-mail che sarebbero meglio condivise in una riunione, al telefono o come messaggio di testo.

6. Mantieni le tue richieste semplici

Non inviare e-mail complicate. Se chiedi cinque cose, molte persone rispondono correttamente solo all'ultima cosa nella tua lista. Questo semplicemente genera ulteriori e-mail alla ricerca degli altri quattro elementi.

7. Assicurati che le risposte siano complete

Rispondi a tutto in un'email che ricevi. Non farlo crea solo ulteriori e-mail alla ricerca di ciò a cui non hai risposto.

8. Controlla la tua posta solo a orari prestabiliti

C'è crescente evidenza che siamo più produttivi (e meno stressati) se controlliamo e rispondiamo alle e-mail solo poche volte al giorno. È un mito che dobbiamo essere in contatto minuto per minuto. E, se devi farlo, l'email non è il metodo migliore. Utilizzare una forma di messaggistica istantanea.

9. Replicare l'intestazione del soggetto all'interno del corpo dell'email

Potresti pensare che scrivere qualcosa per due volte sia uno spreco di energie. Non così con la posta elettronica. Scrivi esattamente ciò che la tua email sta cercando come un breve riassunto (parole 15 al massimo) nella riga dell'oggetto della tua email e poi termina la tua email con la stessa frase. Dicendolo chiaramente e due volte aumenta la probabilità di ottenere una risposta completa e adeguata, oltre alle richieste di ottenere una risposta adeguata.

10. Abbandona l'e-mail del tutto

Il numero di esempi di persone e organizzazioni che hanno smesso di usare l'e-mail del tutto e usato altri metodi di comunicazione, continua a salire (anche se resterà da vedere come andrà a finire a lungo termine). Tuttavia, l'invio di e-mail può renderti meno stressato e più produttivo. Altri metodi di comunicazione sono spesso più fluidi. È davvero possibile. Provalo per una settimana.

Dare alcuni, o tutti questi suggerimenti una prova. A volte le cose che diamo per scontate sono proprio le cose che ci causano maggiori problemi.

Circa l'autore

Paul Levy, ricercatore senior in gestione dell'innovazione, Università di Brighton

Questo articolo è stato pubblicato in origine The Conversation. Leggi il articolo originale.

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