I Multitask, ma non riesco ancora a finire tutto!

Qualche anno fa, poco dopo che il mio disco rigido del computer si è schiantato, ero un po 'indietro nel stampare i miei assegni attraverso il mio sistema contabile per il ciclo di pagamento. Per risparmiare tempo, ho deciso di rispondere alle e-mail in attesa che ogni controllo passasse attraverso la stampante.

Ho risparmiato tempo perché mentre la mia email successiva si stava caricando (ho una connessione internet lenta), sposterei la mia attenzione sul prossimo passo del processo di pagamento delle fatture. Quando l'email ha terminato il caricamento, avrei lasciato il conto pagante e avrei riportato la mia attenzione alla mail. Avanti e indietro. Avanti e indietro. In quei momenti, pensavo di risparmiare un sacco di tempo. Dopotutto, stavo facendo qualcosa di produttivo durante il caricamento della pagina. Guardando indietro, probabilmente ho risparmiato un totale di circa cinque minuti.

Passa rapidamente all'email che ho ricevuto una settimana dopo da BK&A quando ho controllato il mio telefono tra gli appuntamenti con i clienti:

Ciao Helene,

Ho dato il tuo assegno al nostro team finanziario quando sono tornato dalla riunione e mi hanno fatto notare che l'assegno non era firmato.

Vuoi che ti spedisca per posta una firma? Vuoi che venga dal tuo ufficio? Fammi sapere che cosa funziona per te e faremo in modo che tutto funzioni.


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Ryan

In quel momento ero a soli 10 minuti dal loro ufficio (e non volendo che aspettassero più i fondi), ho guidato laggiù. Dieci minuti per arrivarci. Qualche minuto per chiacchierare con Ryan. Dieci minuti fa.

Tempo totale trascorso: circa 25 minuti.
Tempo precedentemente salvato: 5 minuti.
Tempo totale perso: 20 minuti.

Tanto per risparmiare tempo con il multitasking.

Multi-Tasking salva il giorno?

Mi piacerebbe poterti dire che il multitasking salverà la giornata, ma in realtà farà il contrario. Ci sono alcuni casi in cui può aiutare (darò degli esempi a breve), ma la maggior parte delle volte, il multitasking ci ferisce. Basta leggere la ricerca su di esso.

Un team di ricercatori dell'Università di Glasgow, dell'Università di Leeds e della University of Hertfordshire ha scoperto che la nostra efficacia diminuisce del 69 per cento per le donne e del 77 per gli uomini quando eseguiamo il multitasking o il task-switch! È più la prova che il multitasking a cui ci è stato detto di aspirare negli 1990 non è sicuramente uno degli strumenti di gestione del tempo che dovremmo coinvolgere.

Il multitasking divide il cervello in due. Se c'è un solo compito, viene utilizzato l'intero cervello. Se ci sono due compiti, il cervello si divide in due parti e ciascuna metà lavora su un compito. Se ci sono più di due compiti simultanei, il cervello non può funzionare. In realtà noi ci diamo sintomi ADD-like quando facciamo il multitasking!

Uno studio dell'Università della California, Irvine, ha rilevato che quando le attività vengono frammentate e si verifica il passaggio delle attività, gli operatori impiegano fino a 25 minuti per tornare all'attività originale, se ritornano del tutto. I partecipanti allo studio hanno riferito che questo modo di lavorare fa schifo.

Ancora più spaventoso è il fatto che molte delle persone degli studi cui mi riferisco erano "esperti multitasker esperti". Sentivano di essere in grado di svolgere più compiti, potevano fare un buon lavoro e spesso godevano della scarica di adrenalina dal provare a fare così tanto in una volta. Non si rendevano conto di quanto male eseguissero fino a quando non venivano mostrati i loro risultati single-tasking rispetto ai loro risultati multitasking.

In conclusione: pensiamo di essere bravi a destreggiarsi, ma non lo siamo.

Quando funziona il multitasking?

Credo che gli umani siano capaci di fare il multitasking con Basso-funzionalità del cervello. "Low-function" significa che il pensiero non è richiesto perché c'è una sorta di azione meccanica (movimenti automatici, non pensanti) applicata.

Consigli d'uso:

Dipingi le unghie dei piedi mentre ascolti i play-by-play dei Dallas Cowboys

Distruggere documenti durante le pubblicità mentre si guarda la televisione

Spettegolare al telefono mentre mescolando una pentola di peperoncino sul fornello

È anche facile far eseguire un'attività in background mentre ti concentri su un'attività in prima linea. Tecnicamente non è multitasking perché il tuo cervello non sta lavorando su due cose contemporaneamente. Chiamo questo compito fantasma.

Consigli d'uso:

Pulizia della casa mentre un carico di biancheria si trova nella lavatrice o nell'asciugatrice

Svuotare i piatti dalla lavastoviglie mentre la farina d'avena si sta riscaldando nel microonde

Archivia documenti mentre il tuo PC impiega per sempre (okay, cinque minuti) per l'avvio

Ma come dimostra la ricerca, non siamo in grado di fare bene il multitasking quando si tratta altooperazioni cerebrali di funzione. Non possiamo completare due compiti contemporaneamente allo stesso tempo o durante il passaggio da un luogo all'altro. Possiamo svolgere entrambi i compiti a livelli mediocri, ma non eccessivamente buoni perché non stiamo usando tutto il nostro cervello e ci concentriamo su un solo compito alla volta. E questo ci costa tempo e ci causa stress a lungo termine.

Riuscirai a svolgere con successo attività multitask con funzione cerebrale elevata?

Non dovresti fare due cose alla volta che richiedono pensiero o concentrazione, o passare avanti e indietro nel mezzo di lavorare su due compiti che richiedono al tuo cervello di pensare un po '- non importa quanto tu ritenga insignificante il pensiero.

Consigli d'uso:

Guida e sms / email

Partecipare a un'importante chiamata commerciale mentre si controlla la posta elettronica

Controllo dell'email tra il completamento di diversi componenti del pagamento delle fatture o la creazione di proposte o rapporti

Anche se hai guidato per 50 anni, guidare non è una funzione automatica. Richiede decisioni da scaglionare, specialmente se c'è un idiota che ti guida accanto. Mandare messaggi di testo - sì, anche LOL IMHO - richiede al tuo cervello di leggere ciò che qualcuno ha comunicato con te, pensa a una risposta e comunica alle tue dita cosa scrivere indietro. Non puoi fare entrambe le cose allo stesso tempo. Basta chiedere a qualcuno che è stato coinvolto in un incidente d'auto con un autista che stava usando il suo smartphone.

Controllare l'e-mail - non importa quanto banale possa essere il messaggio - è un compito con funzioni cerebrali elevate perché è necessario leggere, elaborare le informazioni e rispondere. Una chiamata d'affari importante richiede pensiero e risposte. Il processo di pagamento delle fatture è un compito altamente funzionale perché è necessario pagare l'entità corretta dell'importo corretto, firmare e assicurarsi che il pagamento venga consegnato nella posizione corretta.

Nella mia storia precedente, ho tentato di passare da un compito all'altro tra questi compiti con funzioni cerebrali elevate, motivo per cui ho finito per commettere un errore ... che mi è costato tempo dopo.

Come ottenere 45 minuti per ogni ora Non multitask!

Pensa a questo: se dovessi eseguire il multitasking e / o il task-switch per un'ora, secondo la ricerca, le tue prestazioni scenderanno da 69 a 77 per cento, il che significa che sprecherai circa 45 minuti del tuo tempo. È qui che il tempo scompare! Ci lasciamo fare questo!

Se si desidera ridurre le prestazioni del proprio lavoro di oltre due terzi e perdere tempo nel processo, il modo migliore per farlo è continuare a concedersi il multitasking e il task-switch. Ma tu non vuoi quello, vero? Sei qui per risparmiare tempo e abbassare i livelli di stress. Il tuo ghost-tasking può continuare, ma il multitasking e il cambio di attività devono finire. Adesso. E ne hai il totale controllo perché è una tua decisione.

Ecco le strategie dietro le tattiche.

Costruisci la tua consapevolezza.

Quando ti ritrovi a passare in modalità multitasking o di cambio attività, dì a te stesso di fermarti. Dillo ad alta voce se è necessario. "Fermare!" Scegli un'attività da mettere a fuoco per i prossimi minuti 15.

Avere un piano per la tua giornata.

Sapere esattamente cosa è necessario per realizzare quel giorno ti aiuterà a rimanere concentrato e a prevenire il multitasking.

Determina la tua capacità di attenzione.

Che tu abbia ADD, ADHD o Squirrel! (il tag umoristico - probabilmente proveniente dal film 2009 Up - usato da molti per indicare l'afflizione di coloro che sono facilmente distratti), tutti noi abbiamo un'attenzione più breve al giorno d'oggi - specialmente se stiamo lavorando a qualcosa che non è divertente.

Inizia la tempistica per quanto tempo sei in grado di lavorare su una singola attività. Avere un numero stimato ti aiuterà a stabilire il tuo flusso di lavoro. (La mia capacità di attenzione è solo di nove minuti in compiti noiosi.)

Scopri il tuo miglior tempo del cervello.

I nostri cervelli tendono a funzionare ad alti livelli durante alcune parti del giorno e livelli più bassi in altri momenti. È durante questi tempi bassi che i nostri cervelli tendono ad andare in modalità multitasking perché sono troppo stanchi per rimanere concentrati. Evita di lavorare sui tuoi compiti più importanti durante i momenti di basso cervello della giornata.

Trova un'area di lavoro produttiva.

A volte accidentalmente commutiamo i compiti perché ci distraggiamo. (Scoiattolo!) Quando hai un progetto importante su cui lavorare, trova uno spazio senza visuale (pezzi artistici, pile di disordine, schermo del computer) o distrazioni uditive (parlando, musica, indicatore dei messaggi sul tuo telefono o computer).

Cancella la tua scrivania di tutti i materiali eccetto quello di cui hai bisogno.

Potresti avere più progetti a causa, ma puoi lavorare efficacemente solo uno alla volta. Metti da parte i materiali per tutti gli altri progetti e mantieni visibili sulla tua scrivania solo i materiali che si applicano al singolo progetto su cui ti concentrerai durante questo periodo di lavoro.

Usa un timer per tenerti concentrato sul laser.

Puoi scegliere un numero casuale come 8 o 15 minuti. Meglio ancora, se conosci la tua capacità di attenzione, imposta il timer su quel numero. Il timer è un promemoria visivo che dovresti lavorare su qualcosa. È anche il tuo fail-safe. Se ti sei allontanato, il timer ti riporterà indietro quando si spegnerà.

Pubblica il tuo obiettivo nella tua area di lavoro.

In aggiunta o al posto di un timer, considera di postare l'obiettivo del tuo compito in modo che ogni volta che guardi su per consentire al tuo cervello di girovagare, l'obiettivo postato ti ricorda ciò su cui dovresti lavorare.

Fai delle pause.

Il cervello di tutti si stanca a una velocità diversa. Quando senti che la tua intelligenza inizia a scendere (meno energia, più difficile da concentrare), il tuo cervello diventerà più suscettibile a prendere decisioni non troppo grandi riguardo al tuo tempo. Quindi concediti una pausa al cervello ogni ora o due. Fai una breve passeggiata, fai un po 'di respiro profondo, divertiti un po'. Ma imposta il timer per quando è il momento di tornare!

Festeggia il tempo concentrato.

Rifletti su quanto è stato potente il tuo cervello mentre ti stavi concentrando. Festeggia sorridendo, lanciando le mani in aria come se non ti piacesse, o anche facendo un po 'di danza felice. Questo creerà endorfine. Il corpo desidera ardentemente le endorfine. Quando il cervello associa la tua attenzione con la celebrazione e le endorfine, desidera ardentemente più concentrazione. Diventa dipendente da mettere a fuoco!

PASSO SUCCESSIVO

Un compito alla volta, anche se tale focus è solo per 15 minuti. Quindici minuti di messa a fuoco laser sono di gran lunga migliori di un'ora di multitasking e cambio di attività, durante il quale perdiamo circa 45 minuti.

Hey! Potresti mettere a fuoco il laser per 15 minuti, quindi buttarti giù o allenarti o fare un pisolino per l'altro 45! È la stessa quantità di tempo, ma puoi fare molto di più quando prendi la decisione su un singolo compito.

© 2016 di Helene Segura. Usato con il permesso di
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Fonte dell'articolo

The Inefficiency Assassin: Time Management Tattiche per lavorare in modo più intelligente, non più tempo di Helene Segura.The Inefficiency Assassin: Time Management Tattiche per lavorare in modo più intelligente, non più a lungo
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L'autore

Helene Segura, MAED, CPOHelene Segura, MAED, CPO, ha parlato con migliaia di go-getter, insegnando loro a gestire lo stress recuperando il controllo del loro lavoro caotico e delle loro vite personali. Ha istruito centinaia di clienti per migliorare la produttività e le prestazioni personali applicando le tecniche di neuroscienza e modificazione comportamentale per eliminare abitudini distruttive e che perdono tempo. Helene è stata descritta come un'esperta organizzativa in più di 100 apparizioni sui media. Visita il suo sito Web all'indirizzo www.HeleneSegura.com