Le e-mail e gli smartphone possono essere stressanti. Gli accademici chiamano questa costante connessione di lavoro “Tecnostress”. Di conseguenza, molti paesi europei offrono ora ai dipendenti "Diritto di disconnettere".
Il modo in cui viene usata l'e-mail è complesso, non può semplicemente essere etichettato come "buono" o "cattivo" e la ricerca lo dimostra personalità, il tipo di lavoro che le persone fanno e i loro obiettivi possono influenzare il modo in cui reagiscono alla posta elettronica.
Le buone pratiche con l'uso della posta elettronica non si limitano a limitare la quantità di e-mail inviate, ma a migliorare la qualità della comunicazione.
Ecco dieci suggerimenti per ridurre lo stress della posta elettronica sul lavoro:
1. Ottieni la riga dell'oggetto giusto
Usa linee tematiche chiare e utilizzabili.
La riga dell'oggetto deve comunicare esattamente l'e-mail in sei-dieci parole, per consentire al destinatario di dare la priorità all'e-mail senza nemmeno aprirlo. Sui dispositivi mobili, molte persone vedono solo i primi caratteri 30 di una riga dell'oggetto. Quindi, mantienilo breve. Ma rendilo abbastanza descrittivo da dare un'idea di cosa sia l'email dalla giusta riga dell'oggetto.
2. Chiediti: l'e-mail è il mezzo giusto?
Sei nello stesso ufficio? Potresti andare a parlare con la persona? Potresti chiamare? Spesso queste altre forme di comunicazione possono evitare l'inefficiente scambio di e-mail.
Piattaforme di messaggistica istantanea e videochiamate come Slack ed Skype potrebbe essere più appropriato per un rapido scambio di messaggi interni e avanti. Inoltre, ricorda che la maggior parte dei consigli di seguito si applica a tutti i tipi di comunicazione elettronica.
3. Non inviare le e-mail al di fuori dell'orario d'ufficio
La ricerca mostra che le e-mail fuori orario rendono più difficile per le persone recuperare dallo stress del lavoro.
Cerca di influenzare la cultura aziendale evitando di inviare o rispondere alle e-mail al di fuori del normale orario di lavoro.
La direzione dovrebbe dare l'esempio ed evitare di contattare il proprio personale al di fuori del normale orario di lavoro. Alcuni posti di lavoro persino disattivare l'accesso e-mail ai dipendenti fuori orario. Considerare l'implementazione di questo mentre si mantiene un sistema telefonico di riserva solo per i contatti di emergenza.
Una nuova ricerca ha anche dimostrato che solo l'aspettativa del contatto 24-hour può influire negativamente sulla salute dei dipendenti.
4. Usa l'opzione di consegna ritardata
Alcuni persone come integrare le loro vite lavorative e familiari e spesso continuare a lavorare da casa durante il loro tempo libero. Se sei una di queste persone, o se lavori attraverso i fusi orari, prendi in considerazione l'utilizzo dell'opzione di consegna ritardata in modo che le tue e-mail non vengano inviate fino al giorno lavorativo successivo e non interferiscano con il tempo extra-lavoro di altre persone.
5. Mantenerlo positivo
Pensa alla qualità della comunicazione e-mail. Non solo la quantità. Le modifiche all'utilizzo della posta dovrebbero anche concentrarsi sulla qualità di ciò che viene inviato e prendere in considerazione la reazione emotiva del destinatario.
La ricerca suggerisce che i conflitti sono molto più facili da intensificare e che i messaggi vengano erroneamente interpretati quando comunicati via e-mail. Pertanto, se è una cattiva notizia, ripensa alla regola #2: l'e-mail è il mezzo giusto?
6. Prova "nessuna email venerdì"
Per spostare la cultura aziendale e far sì che la gente pensi ad altri metodi di comunicazione rispetto alla posta elettronica, prova a "Nessuna email venerdì" il primo venerdì di ogni mese, o forse anche ogni settimana. Questa è un'iniziativa suggerita dagli esperti del Forum nazionale per la salute e il benessere sul lavoroe viene utilizzato dalle aziende in tutto il mondo. I dipendenti sono incoraggiati a organizzare incontri faccia a faccia o a prendere il telefono o semplicemente a ricevere le e-mail che hanno già nella loro casella di posta in quel giorno.
7. Fai conoscere le tue preferenze
Le ricerche hanno dimostrato che non solo troppa ma anche poca e-mail può causare stress a causa di una mancata corrispondenza tra le preferenze di comunicazione di persone diverse. Ad alcune persone potrebbe piacere ricevere e-mail e far fronte molto meglio con il traffico di posta elettronica elevato rispetto ad altri mezzi di comunicazione. Per queste persone, ridurre la quantità di email che ricevono può causare più stress di quanto allevia.
Quindi considera le differenze individuali delle persone e fai conoscere le tue. Aggiungi le tue preferenze di contatto preferite alla tua firma e-mail sia che si tratti di e-mail, di testo o di messaggi istantanei o di una telefonata.
8. Considera una vacanza "rimbalzata"
Avere un arretrato di e-mail che si accumula durante la settimana sembra essere uno dei le fonti di tecnostress più comunemente citate per i lavoratori. Pensa all'impostazione di un sistema in cui le e-mail vengono rispedite al mittente quando qualcuno è in vacanza, con un'e-mail di contatto alternativa per le richieste urgenti. Questo ti permetterebbe di tornare a una casella di posta gestibile.
9. Avere un telefono di lavoro separato
Rendi questo l'unico dispositivo mobile su cui puoi accedere e-mail di lavoro, il che ti dà la libertà di spegnerlo dopo l'orario di lavoro. Considera anche la disattivazione della posta elettronica "Spingere" (è qui che il tuo server di posta elettronica invia ogni nuova email al tuo telefono quando arriva al server) e sceglie invece una pianificazione regolare (ad esempio una volta all'ora) per la consegna delle e-mail al telefono (aumenta anche la durata della batteria).
10. Evita lo schermo notturno a tarda notte
La ricerca suggerisce l'utilizzo di smartphone a tarda notte riduce la capacità di addormentarsi e porta a pensieri e stress costanti sul lavoro. Questo a sua volta riduce la qualità del sonno. Rendi il letto una zona senza telefono per migliorare la tua igiene del sonno.
Circa l'autore
Ricardo Twumasi, docente di psicologia organizzativa, University of Manchester; Cary Cooper, 50th Anniversary Professor of Organizational Psychology and Health, University of Manchestere Lina Siegl, PhD Researcher, University of Manchester
Questo articolo è ripubblicato da The Conversation sotto una licenza Creative Commons. Leggi il articolo originale.
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